Formalización de la modalidad del teletrabajo. El acuerdo individual de trabajo a distancia

Formalización de la modalidad del teletrabajo. El acuerdo individual de trabajo a distancia

¿Qué es el acuerdo individual de trabajo a distancia?

Para la formalización de la modalidad del teletrabajo será necesario que exista acuerdo individual con la persona trabajadora. Este acuerdo debe formalizarse por escrito antes de iniciarse el trabajo a distancia y debe ser voluntario y reversible para la persona trabajadora.

Los representantes de las personas trabajadoras tienen derecho a recibir y firmar los acuerdos de trabajo a distancia individuales en el plazo de diez días desde su formalización. Estos acuerdos individuales deben ser firmados por la representación legal de los trabajadores y trabajadoras y deben registrarse en la oficina de empleo.

Esto significa que este acuerdo es, prácticamente, como un anexo al contrato de trabajo: es voluntario para las partes, debe hacerse por escrito, tiene un contenido mínimo legal (que explicamos a continuación), requiere el control y la firma de la representación legal de los trabajadores y trabajadoras, y debe registrarse en la oficina de empleo. Sin embargo existen diferencias con los contratos de trabajo porque estos acuerdos no se pueden modificar mediante la modificación sustancial de condiciones de trabajo del artículo 41 del ET. Los acuerdos de teletrabajo sólo pueden modificarse por acuerdo entre las partes.

Desde la representación legal de las personas trabajadoras debemos establecer los mecanismos y procedimientos para garantizar que se da esta voluntariedad, evitando situaciones de abusos por parte de las empresas, especialmente hacia los colectivos más vulnerables. Los convenios colectivos deberían establecer que, en el momento de la formalización del acuerdo de teletrabajo, la persona trabajadora pueda pedir la presencia de los representantes de los trabajadores y trabajadoras, a efectos de asesorarse sobre las condiciones de la prestación del trabajo a distancia.

La formalización del teletrabajo y el acuerdo de trabajo a distancia se regulan, entre otras cuestiones, en el capítulo ii del RDL 28/2020:

Artículo 5. Voluntariedad del trabajo a distancia y acuerdo de trabajo a distancia

1. El trabajo a distancia será voluntario para la persona trabajadora y para la empleadora, y requerirá la firma del acuerdo de trabajo a distancia regulado en este Real Decreto-ley, que podrá formar parte del contrato inicial o realizar en un momento posterior, sin que pueda ser impuesto en aplicación del artículo 41 del ET. Todo ello sin perjuicio del derecho al trabajo a distancia que pueda reconocer la legislación o negociación colectiva.

Artículo 6. Obligaciones formales del acuerdo de trabajo a distancia

1. El acuerdo de trabajo a distancia se realizará por escrito. Este acuerdo puede estar incorporado en el contrato de trabajo inicial o realizarse en un momento posterior, pero en todo caso debe formalizarse antes de que se inicie el trabajo a distancia.

2. La empresa entregará a la representación legal de las personas trabajadoras una copia de todos los acuerdos de trabajo a distancia que se realicen y de sus actualizaciones, excluyendo aquellos datos que, de acuerdo con la Ley orgánica 1 /1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar ya la propia imagen, puedan afectar a la intimidad personal, de conformidad con lo previsto en el artículo 8.4 del ET. El tratamiento de la información facilitada debe estar sometido a los principios ya las garantías previstas en la normativa aplicable en materia de protección de datos.

Esta copia debe entregarse, por parte de la empresa, en un plazo no superior a diez días desde su formalización, a la representación legal de las personas trabajadoras, que debe firmarla a efectos de acreditar que se ha producido la entrega.

Posteriormente, esta copia debe enviarse a la oficina de empleo. Cuando no exista representación legal de las personas trabajadoras también deberá formalizarse copia básica y remitirla a la oficina de empleo.

Artículo 7. Contenido del acuerdo de trabajo a distancia

Debe ser contenido mínimo obligatorio del acuerdo de trabajo a distancia, sin perjuicio de la regulación recogida en relación con este tema en los convenios o acuerdos colectivos, lo siguiente:

a) Inventario de los medios, equipos y herramientas que exige el desarrollo del trabajo a distancia concertado, incluidos los consumibles y elementos muebles, así como de la vida útil o del período máximo para su renovación.

b) Enumeración de los gastos que pueda tener la persona trabajadora por el hecho de prestar servicios a distancia, como cuantificación de la compensación que obligatoriamente debe abonar la empresa y del momento y de la forma para realizarla, que se debe corresponder, en caso de existir, con la previsión recogida en el convenio o el acuerdo colectivo aplicable.

c) Horario de trabajo de la persona trabajadora y dentro del horario, en su caso, las reglas de disponibilidad.

d) Porcentaje y distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia, en su caso.

e) Centro de trabajo de la empresa al que queda adscrita la persona trabajadora a distancia y donde, en su caso, desarrollará la parte de la jornada de trabajo presencial.

f) Puesto de trabajo a distancia elegido por la persona trabajadora para el desarrollo del trabajo a distancia.

g) Duración de plazos de preaviso para el ejercicio de las situaciones de reversibilidad, si procede.

h) Medios de control empresarial de la actividad.

i) Procedimiento a seguir en el caso de producirse dificultades técnicas que impidan el normal desarrollo del trabajo a distancia.

j) Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.

k) Instrucciones dictadas por la empresa, previa información a la representación legal de las personas trabajadoras, sobre seguridad de la información, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.

l) Duración del acuerdo de trabajo a distancia.

Artículo 8. Modificación del acuerdo de trabajo a distancia y ordenación de prioridades

1. La modificación de las condiciones establecidas en el acuerdo de trabajo a distancia, incluido el porcentaje de presencialidad, debe ser objeto de acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, y debe formalizarse por escrito con carácter previo en su aplicación. Esta modificación debe ser puesta en conocimiento de la representación legal de las personas trabajadoras.

Contenido del acuerdo de teletrabajo

Este acuerdo individual debe incluir el contenido mínimo obligatorio que establece el artículo 7 del RDL 28/2020, al tiempo que debe respetar las disposiciones mínimas que establece el convenio colectivo y los acuerdos colectivos, o la concreción específica de ciertas condiciones de trabajo acordadas en la empresa.

En este sentido, la negociación colectiva debe tender a regular unos criterios para la formalización de estos acuerdos, de modo que los elementos más importantes estén ya consensuados colectivamente entre la representación legal de los trabajadores y trabajadoras y la empresa , dejando algunos aspectos más específicos para la concreción entre empresa y persona trabajadora. En este sentido, además de enumerar el contenido, establecemos algunos criterios a tener en cuenta a la hora de negociarlo.

Además, a lo largo de toda la guía, encontrará aspectos para concretar estos criterios. El acuerdo individual debe incluir como contenido mínimo:

Inventario de medios, equipos y herramientas

Los necesarios para el desarrollo del trabajo a distancia (incluye consumibles y muebles), que deben ser sustituidos por la empresa cuando lleguen al fin de su vida útil. Este inventario debería ser materia de los acuerdos colectivos y convenios, para determinar unos estándares mínimos para todos. También los períodos máximos de vida útil de los equipos, aunque puedan sustituirse antes por obsolescencia o por problemas técnicos. Debe garantizarse que los medios, equipos y herramientas sean todos los necesarios para desarrollar la actividad y los adecuados desde un punto de vista de prevención de riesgos laborales.

Enumeración de los gastos

Todas las que tenga la persona trabajadora para el desarrollo del teletrabajo. Además, se determinará por convenio o por acuerdo de empresa la cuantía, modo y momento de compensación, que, obligatoriamente, abonará la empresa. En este sentido se recomienda establecer en convenio colectivo o por acuerdo de empresa una cuantía mínima de pago en nómina en función del tiempo teletrabajado en lugar de hacer justificación mediante facturas o recibos, etc. En el apartado de gastos puede encontrar criterios para establecer los acuerdos colectivos para con los gastos.

El horario de trabajo y las reglas de disponibilidad

En la concreción del horario se establecerá el sistema de registro de jornada que se utilizará, que habrá sido motivo de negociación con la representación legal de los trabajadores y trabajadoras. Las reglas de disponibilidad, con carácter general y dependiente de las circunstancias sectoriales y empresariales, no deben superar el 75 % de la jornada diaria y siempre deben estar dentro del horario establecido, pudiendo reducirse según las circunstancias del empresa. De esta forma la persona teletrabajadora puede flexibilizar el resto de la jornada diaria, que debería poder ser acumulable en períodos más largos como semanas o meses. Debe garantizarse el derecho a la desconexión digital en los términos establecidos por la legislación o convenios o acuerdos colectivos.

Porcentaje y distribución de trabajo presencial ya distancia

Este porcentaje debe respetar los principios de voluntariedad y reversibilidad, y debe ser objeto de acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora. En cualquier caso, en la negociación colectiva es necesario que se establezcan unos mínimos y unos máximos de teletrabajo, que no deberían ser inferiores al 20% (teniendo en cuenta que este porcentaje ya es inferior al 30% que establece el RD 28/2020 por ser considerado teletrabajo) ni superiores al 80% de la jornada. La empresa informará a las personas que trabajan a distancia y la representación legal de las personas trabajadoras de los puestos de trabajo vacantes de carácter presencial que se produzcan.

Centro de trabajo al que está adscrita la persona trabajadora

Si una parte del trabajo se realiza de forma presencial, éste se llevará a cabo en el centro al que está adscrita la persona trabajadora. Este punto es muy importante para el ejercicio de los derechos colectivos por ser elector y elegible en las elecciones sindicales. En este sentido, los acuerdos de empresa deberían fijar muy claramente que si se presta el teletrabajo durante la totalidad de la jornada, debería estar en el centro al que estaba adscrita anteriormente la persona trabajadora. De esta forma evitamos que las empresas puedan modificar censos electorales por la vía de la organización del teletrabajo.

Lugar escogido por la persona para realizar el trabajo a distancia

Puede ser un lugar distinto al domicilio de la persona trabajadora. En todo caso, se comunicarán los cambios que se realicen de puesto de trabajo para que se lleve a cabo la correspondiente evaluación de riesgos del puesto de teletrabajo.

Plazos de preaviso para la reversibilidad

Se respetará lo establecido en el convenio o acuerdo colectivo. En su defecto, se recomienda un período razonable y suficientemente flexible para dar tiempo a la otra parte a adecuarse a la nueva situación. En caso de que el teletrabajo no sea del 100%, no debe ser necesario hacer preaviso para solicitar la reversibilidad por parte de la persona, ya que la persona ya tiene un lugar físico asignado a la empresa.

Medios de control empresarial de la actividad

Tienen que garantizar el respeto a la intimidad de la persona trabajadora, y no pueden vulnerar el ámbito del hogar de ésta. Se debe especificar el sistema de registro horario, que debe respetar los acuerdos colectivos, sin perjuicio de la flexibilidad horaria.

Debe garantizarse que estos medios de control deben revisarse periódicamente en las comisiones de Igualdad de las empresas, para evitar que se puedan utilizar por los superiores jerárquicos como un instrumento de acoso laboral digital.

Procedimiento frente a dificultades técnicas

Incluirá los recursos y medios técnicos de que dispone la persona trabajadora para resolver las incidencias técnicas. Las personas trabajadoras no pueden tener ningún perjuicio ni modificación de las condiciones pactadas, en particular en materia de tiempo de trabajo o retribución, por las dificultades técnicas no imputables a la persona trabajadora que puedan producirse. Esto significa que en los convenios colectivos debe establecerse que los problemas técnicos no suponen una modificación de los horarios de la persona trabajadora ni una modificación de las franjas de disponibilidad.

Instrucciones en materia de protección de datos empresariales tratadas por la persona teletrabajadora.

Requieren la participación previa de la representación legal de las personas trabajadoras. En todo caso, siempre deben establecerse colectivamente, de forma clara y transparente, las responsabilidades de todos en esta materia, para evitar malentendidos en este tratamiento.

En este sentido se deben evitar cualquier tipo de cláusula que pueda resultar abusiva y que exceda de las competencias reales que tiene la persona teletrabajadora en el puesto de trabajo. Los medios para la protección de datos deben ser proporcionados por la empresa o la administración y no pueden reducirse a medidas organizativas que recaigan toda la responsabilidad sobre la persona trabajadora.

Informaciones sobre seguridad de la información

Requieren la participación previa de la representación legal de las personas trabajadoras. Como en el caso anterior, debe evitarse cualquier tipo de cláusula que pueda resultar abusiva y que exceda de las competencias reales que tiene la persona teletrabajadora en el puesto de trabajo. Los medios para seguridad de la información deben ser proporcionados por la empresa o la administración y no pueden reducirse a medidas organizativas que recaigan toda la responsabilidad sobre la persona trabajadora.

Duración del acuerdo de trabajo a distancia

Debe respetar lo que se establece en la negociación colectiva. Si el acuerdo tiene una duración determinada se preverán sus prórrogas. Si la duración es indefinida, deben respetarse los plazos de reversibilidad.

Otras cuestiones que deben incluirse en el acuerdo de teletrabajo

De forma complementaria, el acuerdo individual debería incluir los mecanismos para que la persona trabajadora pueda ejercer los derechos reconocidos:

· Derecho a recibir información de las vacantes de trabajo presencial que surjan para garantizar el derecho de las personas que realizan trabajo a distancia a acceder a estas vacantes.

· Ejercicio de los derechos de participación sindical.

· Ejercicio de los derechos a la formación y la promoción profesional.

 

En cualquier caso, en los acuerdos individuales de teletrabajo, no se puede incluir ninguna cuestión o cláusula adicional a las que se determinan en el RD 28/2020, si no ha sido objeto de negociación previa con la Representación Legal de las personas trabajadoras.

Haga clic para ver la Guía sindical sobre el teletrabajo