La importancia del ejercicio de los derechos de información y consulta
El ejercicio del derecho de información y consulta, estatutariamente reconocido a la representación legal de las personas trabajadoras, desempeña un papel fundamental a la hora de abordar cualquier tipo de negociación. Los procesos de cambio tecnológico tienen una relación directa con la implantación del teletrabajo. Por tanto, conocer los proyectos desde el inicio y seguir el desarrollo de los cambios facilita la negociación y contribuye a que la parte social no se quede fuera de las decisiones que determinan el futuro de la empresa y de las personas trabajadoras.
A lo largo del RDL 28/2020 se establecen derechos de la representación legal de las personas trabajadoras en materia de información y consulta. Estos derechos son complementarios a los derechos de información y consulta que establece el artículo 64 del ET, entre otros “el derecho a ser informado y consultado sobre todas las decisiones de la empresa que puedan provocar cambios relevantes en cuanto al organización del trabajo y en los contratos de trabajo en la empresa”, entre los que, sin duda, debe incluirse el establecimiento del trabajo a distancia.
Existen numerosos artículos del RDL 28/2020 con reconocimiento de derechos hacia la representación legal de las personas trabajadoras:
Artículo 4. Igualdad de trato y oportunidades y no discriminación.
3. Las empresas están obligadas a evitar cualquier discriminación, directa o indirecta, particularmente por razón de sexo, de las personas trabajadoras que prestan servicios a distancia.
Igualmente, las empresas están obligadas a tener en cuenta a las personas teletrabajadoras o trabajadoras a distancia y sus características laborales en el diagnóstico, implementación, aplicación, seguimiento y evaluación de medidas y planes de igualdad.
Artículo 6. Obligaciones formales del acuerdo de trabajo a distancia
2. La empresa entregará a la representación legal de las personas trabajadoras una copia de todos los acuerdos de trabajo a distancia que se realicen y de sus actualizaciones, excluyendo aquellos datos que, de acuerdo con la Ley orgánica 1 /1982, de 5 de mayo, de protección civil del derecho al honor, a la intimidad personal y familiar ya la propia imagen, puedan afectar a la intimidad personal, de conformidad con lo previsto en el artículo 8.4 del ET. El tratamiento de la información facilitada debe estar sometido a los principios ya las garantías previstas en la normativa aplicable en materia de protección de datos.
La empresa entregará esta copia, en un plazo no superior a diez días desde su formalización, a la representación legal de las personas trabajadoras, que deben firmarla a efectos de acreditar que se ha producido la entrega.
Posteriormente, esta copia debe enviarse a la oficina de empleo. Cuando no exista representación legal de las personas trabajadoras también deberá formalizarse copia básica y remitirla a la oficina de empleo.
Artículo 7. Contenido del acuerdo de trabajo a distancia
Es contenido mínimo obligatorio el acuerdo de trabajo a distancia, sin perjuicio de la regulación recogida al respecto en los convenios o acuerdos colectivos, el siguiente:
j) Instrucciones dictadas por la empresa, con la participación de la representación legal de las personas trabajadoras, en materia de protección de datos, específicamente aplicables en el trabajo a distancia.
Artículo 8. Modificación del acuerdo de trabajo a distancia y ordenación de prioridades
1. La modificación de las condiciones establecidas en el acuerdo de trabajo a distancia, incluido el porcentaje de presencialidad, debe ser objeto de acuerdo entre la empresa y la persona trabajadora, y debe formalizarse por escrito con carácter previo en su aplicación. Esta modificación debe ser puesta en conocimiento de la representación legal de las personas trabajadoras.
2. Las personas que realizan trabajo a distancia desde el inicio de la relación laboral durante la totalidad de su jornada tendrán prioridad para ocupar puestos de trabajo que se realicen total o parcialmente de forma presencial. A tal efecto, la empresa informará a estas personas que trabajan a distancia y la representación legal de las personas trabajadoras de los puestos de trabajo vacantes de carácter presencial que se produzcan.
Artículo 16. Evaluación de riesgos y planificación de la actividad preventiva
2. Cuando la obtención de esta información exija la visita por parte de quien tenga competencias en materia preventiva en el lugar en el que, de acuerdo con lo que recoge el acuerdo a que se refiere el artículo 7, se desarrolla el trabajo a distancia, se emitirá informe escrito que justifique este extremo el cual se entregará a la persona trabajadora ya las delegadas y delegados de prevención.
Artículo 17. Derecho a la intimidad ya la protección de datos
3. Las empresas deben establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales respetando en todo caso los estándares mínimos de protección de su intimidad de acuerdo con los usos sociales y los derechos reconocidos legal y constitucionalmente. En su elaboración debe participar la representación legal de las personas trabajadoras.
Artículo 18. Derecho a la desconexión digital
2. La empresa, previa audiencia de la representación legal de las personas trabajadoras, debe elaborar una política interna dirigida a personas trabajadoras, incluidas las que ocupen puestos directivos, en la que deben definir las modalidades de ejercicio del derecho a la desconexión y las acciones de formación y sensibilización de personal sobre un uso razonable de las herramientas tecnológicas que evite el riesgo de fatiga informática. En particular, debe preservarse el derecho a la desconexión digital en los supuestos de realización total o parcial del trabajo a distancia, así como al domicilio de la persona empleada vinculado al uso con fines laborales de herramientas tecnológicas.
Artículo 19. Derechos colectivos de las personas que trabajan a distancia
2. La empresa suministrará a la representación legal de las personas trabajadoras los elementos necesarios para el desarrollo de su actividad representativa, entre ellos, el acceso a las comunicaciones y las direcciones electrónicas de uso a la empresa y la implantación de un tablero virtual, cuando sea compatible con la forma en que se presta el trabajo a distancia.
Debe asegurarse que no existen obstáculos para la comunicación entre las personas trabajadoras a distancia y sus representantes legales, así como con el resto de personas trabajadoras.
Artículo 20. Protección de datos y seguridad de la información
1. Las personas trabajadoras, en el desarrollo del trabajo a distancia, deben cumplir las instrucciones que haya establecido la empresa en el marco de la legislación sobre protección de datos, previa participación de la representación legal de las personas trabajadoras.
2. Las personas trabajadoras deben cumplir las instrucciones sobre seguridad de la información específicamente fijadas por la empresa, previa información a la representación legal, en el ámbito del trabajo a distancia.
¿Qué información deben recibir y cómo deben solicitarla?
Los representantes de las personas trabajadoras deben desarrollar en el ámbito de la empresa los derechos de información sobre las materias que establece el RDL 28/2020. Concretamente:
· En el artículo 4.3: las empresas deben tener en cuenta a las personas teletrabajadoras en la aplicación de medidas y planes de Igualdad. Toda la información relacionada con el diagnóstico de igualdad y registro salarial debe entregarse a la RPT.
· En los artículos 6 y 8: recibir la copia, que deben firmar, de los acuerdos de teletrabajo suscritos entre la empresa y las personas trabajadoras, así como la modificación de estos acuerdos. Además deben recibir la información de las vacantes de trabajo presencial que surjan.
· En el artículo 16: recibir copia del informe del servicio de prevención que justifique la necesidad de realizar la visita física al domicilio para realizar la evaluación de riesgos.
· En el artículo 19: recibir acceso a los elementos necesarios para el desarrollo de la actividad representativa, a las comunicaciones ya las direcciones electrónicas corporativas.
· En el artículo 20: recibir información previa de las instrucciones sobre seguridad de la información fijadas por la empresa.
Lo más adecuado es sistematizar la entrega de documentación mensualmente, excepto en el caso de los acuerdos de teletrabajo, que deben ser en el momento en que se formalicen, para tener su actualización permanente. Es conveniente que, además de la información legalmente establecida, se solicite:
· Los censos con la relación de personas que hacen trabajo a distancia.
· La relación de personas trabajadoras, identificadas con el NIF, el nombre, el sexo, el puesto de trabajo, la categoría o el grupo profesional, que hayan suscrito un “acuerdo individual de trabajo a distancia”. Estas listas deben incluir el centro de trabajo al que están adscritas y el porcentaje de distribución entre trabajo presencial y trabajo a distancia.
· Los datos de personas que realizan trabajo a distancia en relación con el conjunto de la plantilla separadas por sexo y categoría o grupo profesional.
· Los procedimientos, métodos, protocolos de uso de dispositivos y herramientas y soporte técnico que puedan ponerse en marcha fruto de la implementación del trabajo a distancia.
Derechos de consulta y audiencia previa
Los representantes de las personas trabajadoras deben desarrollar en el ámbito de la empresa los derechos de consulta sobre las materias que establece el RDL 28/2020, exigiendo la participación que nos otorga el ET. El RDL 28/2020 establece los siguientes derechos de consulta, audiencia previa y participación:
· En el artículo 7 j y el artículo 20: consultar las instrucciones dictadas por la empresa en materia de protección de datos.
· En el artículo 17: participar en la elaboración de los criterios de utilización de los dispositivos digitales aportados por la empresa.
· En el artículo 18: ser escuchados con carácter previo a la elaboración de la política interna del ejercicio del derecho de desconexión digital y de formación y sensibilización para el uso razonable de las herramientas tecnológicas.
A lo largo de esta guía encontrará criterios para la negociación de estas cuestiones, ya que están relacionadas con la digitalización del trabajo. En estos casos siempre es necesario seguir unos principios básicos del derecho a la intimidad y del derecho a la protección de datos de las personas trabajadoras, establecidos en el artículo 17 del RDL 28/2020.
Estos principios deben estar presentes en todas las instrucciones y políticas que el empresariado quiera establecer, y son:
– Juicio de idoneidad: la medida es susceptible de conseguir el objetivo propuesto.
– Juicio de necesidad: es necesaria cuando no exista otra medida más moderada para la consecución del propósito con igual eficacia.
– Juicio de proporcionalidad: la medida es ponderada o equilibrada, al derivarse más beneficios o ventajas para el interés general que perjuicios sobre otros bienes o valores en conflicto.
Es necesario que los representantes de los trabajadores participen de las medidas adoptadas en relación con el teletrabajo, estableciendo un marco de negociación sobre las condiciones de prestación del trabajo a distancia.
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